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Mira est actuellement à la recherche d’un(e) Adjoint(e) administratif(ve) qui soutiendra son équipe interdisciplinaire des Programmes et jouera un rôle clé pour assurer un service attentionné à la clientèle de la fondation. Le poste à pourvoir est temporaire pour une période de 12 à 18 mois, en remplacement d’un congé de maternité.

Nous sommes une équipe dynamique, à l'avant-garde et très investie dans une mission tout à fait unique. Si le contact humain est essentiel dans votre quotidien, si vous êtes sensible à la réalité de nos bénéficiaires et si vous aimez coordonner plusieurs dossiers à la fois dans un environnement de travail exceptionnel, ce poste est peut-être pour vous !

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

• Offrir un service à la clientèle impeccable aux bénéficiaires actifs ou en attente d’un chien ;
• Répondre aux appels téléphoniques et courriels des Programmes et les rediriger vers les ressources adéquates s’il y a lieu ;
• Accueillir les bénéficiaires lors des évaluations et des classes d’attribution ;
• Assurer l’organisation, l’exécution et le suivi de diverses activités administratives : classement, rapports, prise de notes, saisie de données, statistiques, etc. ;
• Participer à la révision, à l’harmonisation et à l’application des procédures des Programmes ;
• Documenter et mettre à jour les dossiers des bénéficiaires ;
• Rédiger ou réviser textes, documents et rapports ;
• Coordonner les agendas et les rencontres ;
• Assurer l’intégrité des données par des vérifications dans les divers systèmes ;
• Planifier les suivis externes et en gérer la logistique (calendrier, transport, location de véhicule, hôtel, etc.) en fonction des priorités ;
• Produire les attestations officielles et les cartes de bénéficiaires ;
• Contacter les bénéficiaires en cas de retraite ou de décès de leur chien, et établir leur volonté de renouvellement ;
• Gérer les attributions et retours de harnais ;
• Voir à la disponibilité des véhicules utilisés par les instructeurs ;
• Administrer le groupe Facebook des bénéficiaires.

FORMATION ET EXPÉRIENCE

• DEP ou AEC en bureautique/secrétariat ;
• Deux ans d'expérience dans un poste similaire ;
• Expérience en secrétariat médical (un atout) ;
• Français impeccable, autant à l'écrit qu'à l'oral, et très bonne connaissance de la langue anglaise ;
• Maîtrise de la Suite MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et aisance avec les outils informatiques ;
• Toute combinaison de formation et d'expérience sera considérée.

PROFIL RECHERCHÉ

• Rigueur, grande discrétion et éthique professionnelle ;
• Aisance à communiquer, tact et diplomatie ;
• Organisation, autonomie et structure ;
• Aptitude à gérer plusieurs dossiers simultanément tout en respectant les échéanciers ;
• Capacité d’adaptation et habileté à faire face au changement avec flexibilité et respect ;
• Esprit d’équipe et facilité à collaborer ;
• Capacité d’analyse et de synthèse de l’information ;
• Ouverture d’esprit face à la diversité, écoute et empathie.

INFORMATIONS GÉNÉRALES

Entrée en fonction : Dès que possible

Salaire : Selon expérience et échelles salariales

Lieu de travail : Sainte-Marie-Madeleine, QC

Type de poste : Régulier, temps plein

Horaire : 37.5 heures par semaine, du lundi au vendredi de 8h00 à 16h30

INTÉRESSÉ(E) ?

N’hésitez pas à nous soumettre votre curriculum vitae accompagné d’une lettre de motivation à rh@mira.ca. Nous remercions tous les candidats de leur intérêt ; notez cependant que nous ne communiquerons qu’avec les personnes retenues pour la suite du processus.